“Help ons elkaar beter feedback te geven.” Dat was de opdracht die ik van een van onze scholen kreeg. Ik ging aan de slag met het team. Gaandeweg ontdekten we dat we eerst aan iets anders moesten werken.
De school heeft ongeveer vijftig personeelsleden en een managementteam (mt) dat uit meerdere personen bestaat. Interne communicatie is in zo’n grote school natuurlijk een extra uitdaging. We proberen eerst een analyse te maken. Wat is voor het team belangrijk? Wat zijn in deze organisatie de ingesleten gewoontes?
Klagen
Al snel komen we er achter dat slechte feedback niet het grootste pijnpunt is. “We hebben het zo druk. Er komt steeds weer iets nieuws bij.” Op de school is een negatief patroon ontstaan van gemopper op alles wat het management bedenkt of alle taken die uitgevoerd moeten worden. Collega’s spreken regelmatig met elkaar over hun zorgen over de werkdruk en wat het management daar in hun ogen aan zou moeten doen. Ze hebben het gevoel dat het niet helpt als ze het tegen hun leidinggevende zeggen en ervaren dat er niets met hun feedback gedaan wordt, maar door erover te klagen worden de problemen alleen maar groter. Het mt heeft het er moeilijk mee: hoe kunnen ze dit patroon doorbreken?
Extra handen
In het onderwijs is werkdruk een enorm issue. De overheid heeft geld beschikbaar gesteld om werkdruk aan te pakken. Veel scholen gebruiken dat budget om extra personeel aan te stellen. Denk aan de extra handen van een onderwijsassistent in de klas. Dat is een zinvolle besteding, want een deel van de werkdruk ontstaat door een tekort aan personeel. Verder wordt toenemende administratieve druk genoemd, en ook daarvoor kan een extra collega hulp bieden. Tegelijkertijd ben ik ervan overtuigd dat bij werkdruk ook iets anders meespeelt.
Regie nemen
Het is een bekende spreuk: Alles wat je aandacht geeft, groeit. En dat geldt ook voor werkdruk. Het is verleidelijk om te blijven hangen in ‘het is zoveel’-gevoel. Maar stel jezelf eens een positieve vraag: hoe kan ik met kleine veranderingen lastenverlichting aanbrengen? En dan is ‘meer tijd’ niet altijd de oplossing. Heel vaak zit verandering in de manier waarop je je werk doet. Stel je moeilijke dingen altijd uit? Of doe je dingen die een collega eigenlijk veel beter kan en misschien ook leuker vindt? Het is de vraag van Stephan Covey: waar heb je zelf invloed op en hoe kun jij de regie daarop nemen?
Overtuigingen
Ik denk aan de leerkracht die gewend was altijd en overal voor iedereen bereikbaar te zijn. Van ’s morgens vroeg tot ’s middags laat konden ouders en collega’s bij haar terecht voor een praatje of een vraag. Het gevolg was dat zij nooit geconcentreerd aan een taak kon werken en voortdurend een opgejaagd gevoel had. Na een coachingsgesprek waarin dit naar boven kwam, besloot ze het anders aan te pakken en iedere ochtend de deur van haar lokaal dicht te houden, zodat ze even geconcentreerd kon werken. In het begin kostte dit haar veel moeite: is dit niet on-collegiaal, wat zullen anderen daar van denken en hoort het niet bij mijn werk om bereikbaar te zijn. Maar dat bleken allemaal niet-kloppende overtuigingen. Ze krijgt juist veel positieve reacties op haar besluit. Iedereen begrijpt dat het goed is om je dag rustig te beginnen en anderen profiteren er ook van dat zij nu veel meer overzicht heeft over haar werk.
Ander spoor
Veranderen is moeilijk en kost tijd. En: zo’n inzicht doe je meestal niet in je eentje op. Je hebt je een maatje nodig, of je leidinggevende, of een coach om je verder te helpen in het vinden van mogelijkheden om jouw eigen patronen te doorbreken en op een ander spoor verder te gaan. En soms kun je ook gebruik maken van elkaar kwaliteiten. Heb je een collega die ParnasSys goed op een rijtje heeft? Vraag eens of je een half uurtje mee mag kijken. Of stel voor dat jij de koningsdagspelen organiseert, dan kan je collega aan de slag met dat project hoogbegaafdheid. Er is voor iedereen een taak waar hij of zij goed in is en energie van krijgt. Als leerkracht kun je die positieve dialoog stimuleren!
Zit werkdruk dan tussen je oren? Ja, deels is dat zo. Vraag je eens af wat de feiten zijn – zoveel vacatures op school, nieuwe projecten, andere methodes etc. – en wat in je hoofd zit en het gevoel van drukte vergroot. En dat laatste, daar kun je iets mee.
Werkplezier
Terug naar de school. De teamleden brachten hun kwaliteiten en wensen in kaart en gingen daarover met elkaar in gesprek. Ze maakten een paar afspraken: niet meer ’s avonds mailen bijvoorbeeld. Eerlijk zeggen als een taak niet bij je past of juist aangeven als je iets leuk vindt om te doen. En mét elkaar praten in plaats van óver elkaar. Het mt beseft dat zijzelf daarin het goede voorbeeld moeten geven. De verandering gaat stapje voor stapje, maar de teamleden merken dat ze met elkaar verder komen. En dat geeft een positieve energie waardoor de werkdruk langzaam verandert in werkplezier.
Wil je ook meer weten over de coaching van Driestar onderwijsadvies en de mogelijkheden om op jouw school met werkdruk aan de slag te gaan? Neem contact op met Thea de Mots of kijk eens bij de cursus timemanagement.