Communiceren met ouders: e-mail, WhatsApp of Parro? 18 januari 2017 Door Leon van Dalen

WhatsAppen met ouders, Parro, e-mailen of toch maar de oldschool briefjes? Communiceren met ouders kan op veel manieren. Belangrijk is om eerst samen te formuleren wie je voor de ouders wilt zijn en dan te kiezen tussen de communicatiemiddelen. Ik maak je wegwijs!

Het contact met de ouders is belangrijk, dat weten we allemaal. Want samenwerken - thuis en op school -  aan de ontwikkeling van een leerling levert veel meer op dan wanneer iedereen zijn eigen ding doet waar de ander niet van weet.

Wie willen jullie zijn voor ouders?

Wat mij opvalt wanneer ik met leerkrachten over oudercommunicatie praat, is het reactieve taalgebruik dat vaak geuit wordt. Reactief taalgebruik is doorgaans een symptoom van iets wat dieper ligt. Leerkrachten hebben een grote cirkel van betrokkenheid, zoals Stephen Covey het verwoordt, maar vaak een kleine cirkel van invloed.

De aandacht voor de zwakheden van – in dit geval – ouders, de problemen in de omgeving en de omstandigheden waaraan ze weinig kunnen veranderen, belemmeren het zicht op wat ze wél kunnen doen. Maar meer nog belemmert het de leerkracht om zicht te krijgen op wie ze willen zijn voor ouders. Daar moeten we beginnen.

Covey geeft daar een mooie handreiking: Begin met het einde voor ogen. Wie wil jij als leerkracht zijn voor de ouders van de kinderen in je klas? Heb je daar met elkaar als team al over nagedacht? Heb je daar als leerkracht over nagedacht? Wil je altijd beschikbaar zijn voor ouders? 24/7? Ben je er als leerkracht voor de ouders liefst alleen op de geplande momenten als startgesprek en rapportgesprekken met als onderwerp de resultaten en/of de sociaal-emotionele ontwikkeling van het kind? Ik daag je  graag uit om voor jezelf deze zin af te maken: ‘In mijn taak als leerkracht ben ik voor de ouders …’

Communicatiemiddelen

Als je dit helder op je netvlies hebt staan, stel je andere prioriteiten. Je stelt je prioriteiten vanuit je eigen ambitie. Vervolgvragen zijn dan: Hoe breng ik mijn ambitie tot uiting? Hoe realiseer ik datgene waar ik voor sta? En welke communicatiemiddelen gebruik ik daarvoor? Ik zoom kort in op de digitale mogelijkheden die er zijn:

1. E-mail
Op de meeste scholen zijn de papieren briefjes vaak vervangen door e-mailberichten. Dat levert vaak niet de beoogde efficiëntie op. Welke ouders hebben er wel of niet gereageerd op de vraag wie er kan helpen met een activiteit? Welke ouders hebben het bericht gelezen? Kloppen de mailadressen wel? Het mailen vanuit ParnasSys kan hierin wel iets oplossen: de mailadressen worden bijgehouden en zijn altijd up-to-date. Een inventarisatie kun je via de vragenlijsten vanuit ParnasSys versturen, zodat je eenvoudig het overzicht houdt.

2. WhatsApp
WhatsApp praat al een stuk makkelijker, maar het overzicht houden is dan ook lastig. De lijst met berichtjes kan soms erg lang worden. Daarbij heeft WhatsApp een ander nadeel in vergelijking met de mail, je bent altijd bereikbaar en ouders kunnen dat ook zien! En trouwens, iedereen heeft het (privé)nummer van jou en van elkaar!

3. Parro
Om in te spelen op de behoeften in de markt heeft ParnasSys een app ontwikkeld: Parro. In deze app is het zeer eenvoudig om een bericht te sturen naar alle ouders of naar een enkele ouder. Ouders kunnen een bericht naar de leerkracht sturen (“Mijn kind kan niet meedoen met gym, want …”). Je kunt ook met collega’s communiceren, op dezelfde wijze als met de ouders. Een voordeel is dat ouders een melding krijgen op hun telefoon dat er een bericht is én je kunt zien of ouders dat gelezen hebben. Ouders kunnen ook onderling met elkaar appen, als je die mogelijkheid openzet. De Parro ‘Communiceren’-variant is gratis beschikbaar. Een mooie optie is ook dat je als leerkracht kan aangeven wanneer je beschikbaar bent voor communicatie. Ouders zien dat ook en op deze manier manage je hun verwachtingen. Zeker in het geval van parttime werken is dit ook een optie om je werk en privé gescheiden te houden.

In de variant ‘Communiceren en organiseren’ is het ook mogelijk om activiteiten te organiseren. Het versturen van de uitnodiging, het organiseren van de hulp; het is allemaal mogelijk. De versie met het ouderportaal is het meest compleet. Ouders krijgen dan ook meldingen op hun telefoon als er nieuwe informatie beschikbaar is.

Ervaringen met Parro

Juf Judith, een basisschoolleerkracht, beschrijft in een gastblog haar ervaringen met Parro. Zij is enthousiast over de app omdat het de lijntjes naar ouders verkort en het je als leerkracht makkelijk maakt om meer te doen. Hoe mooi is het als je de ouders op de hoogte kunt houden van wat hun kind meemaakt op school, zodat er na schooltijd thuis ook over gepraat kan worden!

Voorkom datalekken

Voor de schoolleiding is er nog een belangrijke optie om over na te denken: waar is er allemaal informatie te vinden over de school, de groepen en de leerlingen? Het wordt zo langzamerhand een hele lijst: (privé)mail, WhatsApp, leerlingvolgsystemen, een communicatieoptie op de website, andere communicatiesystemen … Een behoorlijk risico op datalekken van privacygevoelige gegevens! Wat dat betreft is Parro ook een aanrader: alle data is op één plek te vinden bij ParnasSys.

Meer weten over Parro? Op ons symposium Verder met ParnasSys op 5 april verzorgen we een workshop over dit thema. Welkom!